L’emergenza sanitaria ha acceso i riflettori su un problema tanto discusso ma mai affrontato seriamente, ovvero la quasi totale assenza di strutture digitali e smart nel nostro Paese, risultando abbastanza indietro rispetto agli altri Paesi europei.

Da Marzo l’Italia ha assistito ad una Digital Transformation senza pari. La scossa che ha permesso di fare un passo avanti è stata il lockdown “grazie al quale” ci siamo dovuti adattare per non fermare l’economia del Paese.

La tecnologia diventa il punto focale della società moderna e gli stili di vita e di consumo si stravolgono nel giro di pochi mesi: tutti gli impiegati di uffici pubblici e privati o liberi professionisti hanno lavorato da casa senza fermarsi un giorno primi fra tutti i lavoratori dipendenti della Pubblica Amministrazione.
L’evoluzione tecnologica ha permesso di abbattere alcuni vincoli legati alla burocrazia e per tali ragioni si pensa di dover continuare a lavorare da casa fino al 31/12/2020.

Vediamo come affrontare al meglio le sfide di questa nuova rivoluzione del lavoro.

Prima cosa in assoluto da tenere in considerazione è la sicurezza degli strumenti di lavoro che si hanno a disposizione e per far ciò è necessario dotarsi di un buon Antivirus che protegga i vostri dispositivi, le password e tutte le informazioni riservate e finanziarie quando si accede online.

Tra i vari strumenti che possono trasformare la camera dei tuoi figli in un ufficio domestico vi propongo le soluzioni Adobe, una fra tante Adobe Acrobat DC, l’applicazione che consente di creare, gestire e condividere tutti i file PDF.

Scegliere questo software significa lavorare con tutti i tuoi documenti con la massima serenità.
Puoi tranquillamente creare dei moduli con i campi di compilazione, creare PDF da qualsiasi altro tipo di file, confrontare 2 tipi di file PDF differenti, combinare più file in un unico PDF, esportare i file in altre estensioni e tanto altro ancora.

Ma la funzione più importante è sicuramente l’opzione di firma tramite Adobe Sign, che ha consentito negli ultimi mesi il continuo processo di lavoro della pubblica amministrazione.
Con Adobe Sign, permetti al destinatario di poter apporre la propria firma digitale con valenza legale sul documento PDF che riceverà.

Solo così potranno essere garantiti servizi celeri e rispondenti alle esigenze della società in continua evoluzione. Si pensi al caso delle attività amministrative: basteranno pochi minuti e pochi click per poter completare una trattativa o una richiesta piuttosto che giorni o settimane.

Adobe Acrobat DC ti offre inoltre un’app con la quale puoi gestire tutti i file PDF in maniera autonoma ovunque tu sia direttamente dal tuo dispositivo mobile. Interessante eh? Noi te lo proponiamo qui: 

Hai bisogno di più licenze di Acrobat DC? Se ne acquisti almeno 10 potrai avere uno sconto fino al 30% Contattaci allo 0522 232390!

Per continuare ad avere relazioni all’interno del team a distanza bisogna avvalersi di strumenti e servizi che permettono di comunicare e allo stesso tempo creare nuove forme di collaborazione e condivisione del proprio how-know.

Noi ad esempio internamente usiamo Skype, uno strumento molto semplice da usare, utile e gratuito.

Altrimenti Google Meet può essere uno strumento indispensabile per creare in modo sicuro riunioni con webcam di alta qualità per gruppi di utenti fino a 250 persone.

Avete bisogno di un “archivio virtuale” nel quale poter conservare i documenti? E vorreste anche che siano accessibili ai colleghi?

Noi usiamo DropBox Business, uno strumento di archiviazione che permette di condividere tutti i documenti e i file di lavoro, anche in mobilità.
È molto utile, facile da usare e davvero economico. Come funziona? Basta creare cartelle, sottocartelle e condividere i file con i membri del tuo team.

I file potranno essere trovati molto facilmente utilizzando la barra di ricerca in alto a destra. Ogni file caricato su DropBox sarà immediatamente visibile a te e ai tuoi colleghi, così risparmiate tempo e potete dedicarvi ad altro.  

Un’altra risorsa molto interessante è Google Suite, una Suite in Cloud piena di strumenti utili a lavorare in gruppo anche da lontano; noi la usiamo da anni e riusciamo a risparmiare tanto tempo in quanto creiamo in pochissimi istanti file di testo con Documenti Google, fogli di calcolo con Fogli Google o file di presentazione con Presentazione Google, li condividiamo con i nostri colleghi e lavoriamo contemporaneamente all’interno dello stesso documento.

Usiamo anche Calendar per schedulare calls e videocalls o semplicemente per impostare dei promemoria rendendo partecipi tutti.

Avete un’agenda da seguire con tutte le attività da fare all’interno del team? Abbiamo scoperto Google Keep Note, un Block notes nel quale è possibile annotare tutte le attività da fare, condividerle con i colleghi coinvolti e depennare le attività concluse.

Queste sono solo alcune delle risorse disponibili all’interno di Google Suite, basta avere un account Google, il browser Google Chrome e il gioco è fatto!
Anche se non siete connessi ad Internet, è possibile creare, visualizzare e modificare file in Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google.

Se si vuole optare per qualcosa di più professionale allora consiglio di utilizzare Microsoft Office 365. 

Questa Suite, a differenza della Google Suite, è scaricabile sul proprio PC/Mac e tutte le app possono essere quindi utilizzate anche offline.

Microsoft Office 365 è perfetta per la creazione di file testuali, di calcolo, di presentazione, o gestione DB. Come con Google Suite, è possibile lavorare contemporaneamente nello stesso documento ma nel frattempo è anche possibile contattare in chat dei colleghi tramite Microsoft Teams per pianificare le attività o organizzare delle riunioni.

Davvero utile, soprattutto per chi crea documenti infiniti in Word, Excel, Power Point… e la possibilità di poter lavorare nello stesso istante all’interno dello stesso documento aiuta a risparmiare tempo velocizzando tutti i processi di lavoro. 

Un’altra importante sfida per la PA è quella di interfacciarsi coi cittadini in modo differente, lo definirei social, perché è lì che si trovano oramai.

Bisogna instaurare un tipo di comunicazione digitale, spiegando con poche parole in che modo state aiutando loro e la loro comunità, ad esempio mettendo in atto un’attività sociale.

Per far ciò serve che testo e immagine creino una combo accattivante attraendo l’occhio del lettore. Ed ecco che Adobe Spark può aiutarvi in questo: quest’app crea ogni tipo di contenuto da condividere online con delle basi preimpostate.

Non è necessaria alcuna formazione grafica o tecnica, ci sono tantissimi modelli su cui ispirarsi.
L’unico limite è l’idea creativa. Noi lo usiamo e posso garantirvi che è davvero semplice da usare e il risultato finale lascia spesso a bocca aperta!

N.B.: Ho realizzato questo post in c.ca 5 minuti grazie ai modelli preimpostati

Questi sono alcuni esempi di come gli strumenti digitali che abbiamo a disposizione possono davvero aiutarci nel lavoro quotidiano, anche nel mondo della P.A.

Vi servono altri tipi di strumenti quali PC, Mac, Stampanti, Monitor, Hard Disk o altro ancora? Fateci sapere cosa vi serve, abbiamo tutto il necessario per garantire la vostra continuità operativa, anche da casa!

Non esitate a contattarci per un preventivo gratuito! Studieremo la migliore soluzione che farà al caso vostro.