Lavorare in smart working? Si può: ecco gli strumenti perfetti per poter lavorare da remoto.

In questi giorni l’Italia sta attraversando un periodo davvero difficile a causa del Coronavirus, un’epidemia che nessuno si aspettava di dover fronteggiare in prima persona.

Per garantire innanzitutto la salute dei cittadini ma anche la continuità della crescita economica, il Governo ha emesso il decreto #iorestoacasa, estendendo la "zona rossa" in tutta Italia e adottando delle misure di sicurezza che cercano di evitare ogni spostamento; la mobilità è infatti consentita soltanto «per comprovate esigenze lavorative o situazioni di necessità per motivi di salute».

Per chi deve assolutamente spostarsi deve portare con sè un'autocertificazione indicante il motivo di mobilità.

Non avete il modulo di autocertificazione? Eccolo qui. 

Attenzione, è molto importante averlo, poichè la veridicità dell’autodichiarazione potrà essere verificata anche con successivi controlli. In caso di violazione potrebbe esserci l'arresto fino a 3 mesi o una multa fino a 206 euro.

Per contrastare il Covid-19, moltissimi datori di lavoro stanno attivando lo Smart Working, il lavoro agile col quale si vuol limitare il contagio e allo stesso tempo cercare di continuare a svolgere la maggior parte delle attività lavorative da remoto.

C'è chi aveva già adottato in passato lo Smart Working nella propria realtà lavorativa, ma non tutte le aziende erano preparate a questo. Vorremmo quindi consigliare una serie di suggerimenti preziosi a coloro che non hanno mai avuto questa esperienza.

Ovviamente non tutti hanno uno studio in casa, ma basta poco per organizzarsi. 

Il trucco è liberare spazio per riempirlo con gli strumenti di lavoro, ovvero una sedia ergonomica, un computer, un paio di cuffie per eventuali call e videocall, un hard disk che salva sempre la vita, e, se davvero necessario, un monitor esterno.
Abbandonate l'idea di poter lavorare in pigiama sul divano, non è il miglior modo per affrontare quest'avventura.
Ritagliare un piccolo angolo di casa per evitare ogni tipo di distrazione è fondamentale se si vuol lavorare bene anche da remoto.

La parola d'ordine per lavorare da casa è ORGANIZZAZIONE: basta fare calendario con tutte le attività da schedulare e condividerle con il proprio team. Come fare? Noi usiamo Google Calendar. 

Anche noi di graphiland.it vorremmo fare la nostra parte, offrendo la nostra consulenza gratuita a chi lavora da casa e ha bisogno di trasferire le licenze della Suite Adobe Creative Cloud. 

Per info mandate una mail a m.distefano@graphiland.it, il nostro tecnico di riferimento vi aiuterà volentieri a gestire ogni vostra richiesta.

Come noi, altre aziende usano di già alcuni strumenti di condivisione in ufficio perché semplificano davvero la vita.
Ad esempio, con DropBox Business abbiamo uno spazio di archiviazione per i nostri file condiviso tra di noi, così da poter trovare immediatamente qualsiasi cosa di cui abbiamo bisogno (anche da smartphone).

Un altro strumento potentissimo e molto utilizzato è Microsoft Office 365. In graphiland.it lo usiamo spesso, poiché riusciamo a lavorare contemporaneamente nello stesso documento e nel frattempo possiamo scriverci in chat per pianificare le attività o addirittura organizzare delle call o videocall in HD con i nostri clienti.

Di solito anche noi lavoriamo con dei PDF. Soprattutto l'ufficio dell'amministrazione deve averli sempre sotto controllo.
Per questa esigenza usiamo Acrobat DC: con questo software è possibile modificare i file PDF, cambiando il testo, la sua formattazione, le immagini, convertire i file in formato .docx sia da pc che da smartphone o tablet. Quindi direi che è l'ideale per lavorare lontano dall'ufficio.
Con questo strumento il cartaceo diventa superfluo: ora ci siamo ambientati nel digitale e la cosa non ci dispiace affatto. 

Serve una firma del vostro cliente per proseguire col progetto? Con Acrobat riuscirai ad importare firme e timbri aziendali e firmare tutti i documenti in digitale.

Il tuo cliente ti ha mandato una bozza di progetto da approvare? Usa Acrobat per segnalare eventuali modifiche nel punto esatto del documento e poi condividilo con i tuoi colleghi per elaborare nuove idee.

Se può esservi utile, stiamo aiutando le aziende che necessitano di 10 licenze di Acrobat DC, facendogli risparmiare un 30% sul prezzo finale. Se anche la tua azienda dovesse averne bisogno, contattaci allo 0522 232390, ti spiegheremo tutto dettagliatamente.

Per poter comunicare e collaborare con i propri colleghi, non necessariamente bisogna essere nello stesso ufficio. Esistono degli strumenti davvero utili per poter condividere idee, progetti o sviluppare strategie.
Oltre alla semplice e-mail esistono anche degli strumenti di comunicazione veloci e facili da usare. Un esempio? Il mitico Skype, con il quale puoi creare chat singole o di gruppo, inviare materiale o effettuare call o videocall.
Un altro esempio potrebbe essere Slack, un canale di comunicazione molto intuitivo col quale è possibile creare dei canali dedicati ad ogni tipologia di progetto o attività. Se avete più persone che lavorano all'interno di svariati uffici, questo strumento è fatto apposta per voi: ogni team avrà il proprio canale dedicato con all'interno progetti e vari documenti.

Ricordiamoci che lavorare in team aiuta a raggiungere prima l'obiettivo.

Come si può intuire, basta organizzarsi bene e la soluzione si trova in ogni modo. Molti tools utili sono gratuiti, altri a pagamento, ma investire in strumenti potenti necessari per lavorare bene e sviluppare progetti è un elemento fondamentale per lo Smart Working. 

Come ultima cosa, vogliamo condividere con voi questa bella iniziativa, Solidarietà Digitale messa in atto dal Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione per aiutare le persone che in questo momento devono cambiare le loro abitudini lavorative, adattandosi allo Smart Working. Alcuni servizi sono davvero interessanti e potrebbero essere utili per la vostra attività lavorativa. Ad esempio, Cisco offre gratuitamente Cisco Webex Meeting, una piattaforma per poter organizzare il lavoro da remoto in  modo semplice consentendogli di creare riunioni e condividere documenti. 

Hai bisogno di Internet per lavorare da casa? Vodafone Business ha lanciato una bella iniziativa, offrendo in tutta Italia per 1 mese Internet Illimitato.

Amazon Web Service offre poi soluzioni di Smart Working come ad esempio AWS Client VPN per permettere la connessione VPN tra i dipendenti che lavorano da casa e quelli che lavorano in ufficio; o ancora Amazon WorkDocs, la piattaforma nella quale è possibile condividere tutti i documenti tra dipendenti, clienti e l’amministrazione.

Ultimissima cosa: per agevolare i docenti, il ministro dell’istruzione Azzolina fino al 31 Luglio 2020 ha aumentato il pacchetto dei prodotti hardware che possono essere acquistati con Carta del Docente. Ecco qui la circolare.

graphiland.it è abilitata a carta del docente, se vi serve qualcosa potete trovarla da noi ed usare il bonus, anche per i prodotti previsti dalla circolare.

Andrà tutto bene, noi non molliamo, siamo qui per noi e per voi. Per qualsiasi cosa non esitate a contattarci!