Trova le minacce alla sicurezza

Molte piccole imprese non prestano attenzione alla sicurezza dei loro documenti. Ma il 70% delle aziende ha subito una o più violazioni accidentali a causa della stampa*. Le conseguenze possono costare molto denaro** e imbarazzo.
Ecco allora una guida sintetica alle minacce più comuni alla sicurezza dei documenti, con suggerimenti su come prevenirle.

Problema #1
Documenti abbandonati nei vassoi di stampa

Perché è una minaccia?
Perché chiunque potrebbe rubare dei dati sensibili.
Cosa fare:
Passare alla "stampa sicura".
In questo modo la stampante rilascia i documenti solo quando l'utente inserisce il suo codice identificativo.

Problema #2
Dati sensibili inviati alla stampante

Perché è una minaccia?
Gli hacker possono rubare questi dati durante l'invio.
Cosa fare:
Implementare la crittografia automatica dei file.
Crittografando i file, proteggi i tuoi dati durante l'invio.

Problema #3
Dati sensibili archiviati sul disco rigido della multifunzione

Perché è una minaccia?
Le tue stampanti diventano obiettivi degli hacker.
Cosa fare:
Sovrascrivere automaticamente i dischi rigidi.
Le multifunzione sono anche dei computer. Quindi è importante eliminare il contenuto del loro disco rigido.

Problema #4
Scansioni verso app personali su cloud non autorizzate

Perché è una minaccia?
È impossibile gestire il flusso di dati riservati.
Cosa fare:
Semplificare i flussi di lavoro cloud-dispositivo per le app autorizzate.
Le multifunzione possono automatizzare i flussi di lavoro, così è più facile accedere alle app su cloud in modo sicuro.

Problema #5
Schedari non sicuri

Perché è una minaccia?
Le copie cartacee di dati sensibili possono essere facilmente rubate, distrutte o perse.
Cosa fare:
Digitalizzare e proteggere con password i vecchi documenti.
Così farai spazio in ufficio e renderai più difficile l'accesso a quei file.

Problema #6
Accesso non monitorato alle stampanti

Perché è una minaccia?
È impossibile sapere quando e come i dispositivi vengono utilizzati.
Cosa fare:
Imposta la multifunzione per registrare i dati e limitarne l'utilizzo.
La tua multifunzione può tracciare i dati, mentre l'autenticazione ti aiuta a scoprire chi ha utilizzato i dispositivi e quando.

Problema #7
Accesso senza restrizioni ai documenti scansionati

Perché è una minaccia?
I dati sensibili possono finire nelle mani sbagliate.
Cosa fare:
Proteggere con password i pdf scansionati.
Utilizza la multifunzione per assicurarti che i documenti scansionati arrivino solo nelle mani delle persone giuste.

La sicurezza dei documenti viene spesso trattata come una questione troppo difficile da risolvere. In realtà ci sono molti accorgimenti pratici e diretti per centrare l'obiettivo.
Ci auguriamo che utilizzerai questi suggerimenti appena condivisi per mettere in sicurezza i dati aziendali.
È un problema troppo importante per non affrontarlo.
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*2010 "Annual Study: US Cost of a Dat Breach". The Ponemon Institute, LLC, March 2011.
**2015 Data Breach Investigations Report